Πολιτική Απορρήτου

1. Υπεύθυνος Επεξεργασίας

Υπεύθυνος επεξεργασίας για τις πράξεις επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που περιγράφονται στην παρούσα Πολιτική Απορρήτου είναι:

Software Innovations Group LLC
Sharjah Media City (SHAMS) Free Zone
Sharjah, Ηνωμένα Αραβικά Εμιράτα
Τηλέφωνο: +971 58 521 1220
Email: support@getproofsnap.com

SHAMS Formation No. 2536261, License No. 2536261.01. Πλήρεις πληροφορίες για την εταιρεία διατίθενται στο Impressum μας.

2. Επικοινωνία για την Προστασία Δεδομένων

Για οποιοδήποτε ερώτημα σχετικά με την παρούσα Πολιτική Απορρήτου ή για την άσκηση οποιουδήποτε από τα δικαιώματά σας βάσει των άρθρων 15 έως 22 ΓΚΠΔ, μπορείτε να επικοινωνείτε μαζί μας στη διεύθυνση support@getproofsnap.com με θέμα «GDPR Data Request». Στόχος μας είναι να απαντούμε ουσιαστικά εντός 30 ημερών (άρθρο 12 παρ. 3 ΓΚΠΔ).

Είμαστε εταιρεία εγκατεστημένη στα Ηνωμένα Αραβικά Εμιράτα. Έχουμε αξιολογήσει τις υποχρεώσεις μας βάσει του άρθρου 27 ΓΚΠΔ και έχουμε διαπιστώσει ότι η επεξεργασία που διενεργούμε είναι περιστασιακή, δεν περιλαμβάνει επεξεργασία ειδικών κατηγοριών δεδομένων μεγάλης κλίμακας κατά το άρθρο 9 ΓΚΠΔ ή δεδομένων ποινικών καταδικών κατά το άρθρο 10 ΓΚΠΔ και δεν είναι πιθανό να προκαλέσει κίνδυνο για τα δικαιώματα και τις ελευθερίες των φυσικών προσώπων. Ως εκ τούτου, στηριζόμαστε επί του παρόντος στην εξαίρεση του άρθρου 27 παρ. 2 στοιχ. α) ΓΚΠΔ και δεν ορίζουμε εκπρόσωπο στην Ένωση. Θα επανεξετάζουμε τη θέση αυτή τακτικά και θα δημοσιεύουμε εδώ τυχόν αλλαγή.

3. Κατηγορίες Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα που Επεξεργαζόμαστε

3.1 Δεδομένα λογαριασμού

• Διεύθυνση email, κατακερματισμένος κωδικός πρόσβασης, προαιρετικό όνομα εμφάνισης (παρέχεται κατά την εγγραφή)
• Πρόγραμμα συνδρομής, αξιοποίηση ορίου χρήσης, κατάσταση ανανέωσης
• Αλληλογραφία υποστήριξης και ιστορικό αιτημάτων

3.2 Δεδομένα παραγγελίας (Beweissicherung Capture-as-a-Service)

• Όνομα χρέωσης, ταχυδρομική διεύθυνση και διεύθυνση τιμολόγησης, ΑΦΜ / Φορολογικός Αριθμός (όπου παρέχεται)
• Διεύθυνση email, αριθμός τηλεφώνου (όπου παρέχεται)
• URL προς αποτύπωση, αριθμός υπόθεσης, σημειώσεις παραγγελίας
• Στοιχεία αναφοράς πληρωμής (Stripe Payment Intent ID, Checkout Session ID)

3.3 Δεδομένα αποδείξεων (αρχιτεκτονική μηδενικής γνώσης)

Για τις αποτυπώσεις που εκτελείτε εσείς οι ίδιοι μέσω της επέκτασης Chrome, τα πακέτα αποδείξεων (στιγμιότυπα οθόνης, πηγαίος κώδικας HTML, κείμενο DOM, μεταδεδομένα) δημιουργούνται και αποθηκεύονται τοπικά στη συσκευή σας. Δεν λαμβάνουμε, δεν βλέπουμε ούτε αποθηκεύουμε τα εν λόγω αποδεικτικά στοιχεία στους διακομιστές μας. Μεταδίδεται μόνο ένας κρυπτογραφικός κατακερματισμός SHA-256 του manifest των αποδείξεων, ώστε να καταστεί δυνατή η χρονοσήμανση μέσω blockchain (OpenTimestamps) και, εφόσον χρησιμοποιείτε τη λειτουργία Εγκεκριμένης Χρονοσήμανσης eIDAS, να διαβιβαστεί στον εγκεκριμένο πάροχο υπηρεσιών εμπιστοσύνης της ΕΕ Disig a.s.

Για τις παραγγελίες Beweissicherung Capture-as-a-Service, ο χειριστής μας εκτελεί την αποτύπωση σε καθαρή συνεδρία προγράμματος περιήγησης εντός της υποδομής μας και διαβιβάζει το προκύπτον πακέτο ZIP στη διεύθυνση email που έχετε δηλώσει. Διατηρούμε αντίγραφο του πακέτου ZIP επί 30 ημέρες για σκοπούς υποστήριξης και επίλυσης διαφορών, μετά την παρέλευση των οποίων διαγράφεται αυτομάτως.

3.4 Δεδομένα χρήσης ιστότοπου

• Διεύθυνση IP (περικομμένη μέσω της ανωνυμοποίησης IP του Google Analytics)
• Πρόγραμμα περιήγησης, λειτουργικό σύστημα, τύπος συσκευής, ανάλυση οθόνης
• URL παραπομπής, σελίδες που επισκεφθήκατε, χρόνος παραμονής στη σελίδα, συμβάντα κλικ
• Κατάσταση συγκατάθεσης, η οποία αποθηκεύεται στο localStorage με το κλειδί ps_consent_v1

Τα δεδομένα χρήσης συλλέγονται μόνον εφόσον έχετε παράσχει τη συγκατάθεσή σας μέσω του banner cookies. Μπορείτε να ανακαλέσετε τη συγκατάθεσή σας ανά πάσα στιγμή μέσω του συνδέσμου «Ρυθμίσεις Cookies» στο υποσέλιδο.

4. Σκοποί και Νομικές Βάσεις Επεξεργασίας

5. Cookies και Παρόμοιες Τεχνολογίες

Χρησιμοποιούμε το Google Consent Mode v2. Κατά την πρώτη σας επίσκεψη, κάθε μη απαραίτητη αποθήκευση ορίζεται εξ ορισμού ως «denied». Δεν μεταδίδονται σήματα αναλυτικών στοιχείων, διαφήμισης ή εξατομίκευσης έως ότου παράσχετε ρητή συγκατάθεση μέσω του banner cookies. Μπορείτε να ανακαλέσετε, να μεταβάλετε ή να επιβεβαιώσετε εκ νέου τη συγκατάθεσή σας ανά πάσα στιγμή μέσω του συνδέσμου «Ρυθμίσεις Cookies» στο υποσέλιδο.

5.1 Απολύτως απαραίτητα

5.2 Αναλυτικά στοιχεία (απαιτείται συγκατάθεση)

Το Google Analytics έχει ρυθμιστεί με anonymize_ip: true. Η Google Ireland Ltd. ενεργεί ως εκτελούσα την επεξεργασία βάσει του άρθρου 28 ΓΚΠΔ· τα δεδομένα ενδέχεται να διαβιβάζονται στην Google LLC στις Ηνωμένες Πολιτείες βάσει του Πλαισίου Προστασίας Δεδομένων ΕΕ-ΗΠΑ (απόφαση επάρκειας της 10ης Ιουλίου 2023), καθώς και των Τυποποιημένων Συμβατικών Ρητρών που εφαρμόζει η Google.

6. Αποδέκτες και Κατηγορίες Αποδεκτών

Κοινοποιούμε δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα μόνον στους ακόλουθους εκτελούντες την επεξεργασία και αποδέκτες, και μόνον στον βαθμό που είναι απαραίτητο για τους σκοπούς που περιγράφονται ανωτέρω:

Δεν πωλούμε δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα ούτε τα κοινοποιούμε σε διαφημιστές. Πέραν των αποδεκτών που αναφέρονται ανωτέρω, η αποκάλυψη δεδομένων πραγματοποιείται μόνον όταν τούτο επιβάλλεται από δεσμευτική διάταξη νόμου (για παράδειγμα, σε εκτέλεση νόμιμης δικαστικής απόφασης ή υποχρεωτικού αιτήματος αρμόδιας αρχής).

7. Διεθνείς Διαβιβάσεις Δεδομένων

Το ProofSnap λειτουργεί από τα Ηνωμένα Αραβικά Εμιράτα. Τα ΗΑΕ δεν καλύπτονται από απόφαση επάρκειας της Ευρωπαϊκής Επιτροπής βάσει του άρθρου 45 ΓΚΠΔ. Τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα των χρηστών εντός του Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου υφίστανται, παρά ταύτα, επεξεργασία από εμάς στα ΗΑΕ επί των ακόλουθων νομικών βάσεων:

• Συμβατική αναγκαιότητα (άρθρο 49 παρ. 1 στοιχ. β) ΓΚΠΔ) — όταν η διαβίβαση είναι αναγκαία για την εκτέλεση σύμβασης μεταξύ εσάς και ημών ή για τη λήψη προσυμβατικών μέτρων κατόπιν αιτήματός σας, για παράδειγμα όταν υποβάλλετε παραγγελία Beweissicherung CaaS ή χρησιμοποιείτε την επέκταση Chrome με συνδρομή επί πληρωμή.
• Ρητή συγκατάθεση (άρθρο 49 παρ. 1 στοιχ. α) ΓΚΠΔ) — όταν έχετε παράσχει ρητή συγκατάθεση στη διαβίβαση, αφού έχετε ενημερωθεί για τους πιθανούς κινδύνους που ενέχει για εσάς μια τέτοια διαβίβαση, λόγω της απουσίας απόφασης επάρκειας και κατάλληλων εγγυήσεων.
• Κατάλληλες εγγυήσεις σε επίπεδο εκτελούντος την επεξεργασία — όταν τα δεδομένα τυγχάνουν επεξεργασίας από εκτελούντες την επεξεργασία εγκατεστημένους στην ΕΕ (Stripe, Google Ireland, AWS EMEA, Disig), παραμένουν εντός της Ευρωπαϊκής Ένωσης. Οι τυχόν περαιτέρω διαβιβάσεις από τους εν λόγω εκτελούντες την επεξεργασία προς τους δικούς τους υπεκτελούντες εκτός ΕΕ διέπονται από τις Τυποποιημένες Συμβατικές Ρήτρες της ΕΕ (Εκτελεστική Απόφαση (ΕΕ) 2021/914 της Επιτροπής) και το Πλαίσιο Προστασίας Δεδομένων ΕΕ-ΗΠΑ, όπως εφαρμόζονται από κάθε εκτελούντα την επεξεργασία.

Τα ΗΑΕ διαθέτουν ίδιο καθεστώς προστασίας δεδομένων βάσει του Ομοσπονδιακού Διατάγματος-Νόμου αριθ. 45 του 2021 (PDPL), το οποίο μας επιβάλλει, ως υπεύθυνο επεξεργασίας στα ΗΑΕ, υποχρεώσεις ουσιωδώς παρόμοιες με τον ΓΚΠΔ, μεταξύ άλλων ως προς την ασφάλεια, την κοινοποίηση παραβιάσεων και τα δικαιώματα των υποκειμένων των δεδομένων.

8. Περίοδοι Διατήρησης

• Δεδομένα λογαριασμού: διατηρούνται για όσο διάστημα ο λογαριασμός σας παραμένει ενεργός· διαγράφονται εντός 30 ημερών από τη διαγραφή του λογαριασμού, υπό την επιφύλαξη τυχόν μεγαλύτερης περιόδου διατήρησης που επιβάλλεται εκ του νόμου.
• Δεδομένα παραγγελιών και τιμολόγια: διατηρούνται για 7 έτη προς συμμόρφωση με τις φορολογικές και λογιστικές υποχρεώσεις (Φόρος Εταιρειών ΗΑΕ, γερμανικές υποχρεώσεις διατήρησης κατά το § 147 AO ως προς τον πελάτη).
• Πακέτα ZIP Beweissicherung CaaS: διατηρούνται στον λειτουργικό μας χώρο αποθήκευσης επί 30 ημέρες από την παράδοση και εν συνεχεία διαγράφονται αυτομάτως. Διατηρείτε τη δυνατότητα να επαληθεύετε ανεξάρτητα τα αποδεικτικά στοιχεία χρησιμοποιώντας τον κατακερματισμό SHA-256 και την εγκεκριμένη χρονοσήμανση που περιλαμβάνονται στο ZIP το οποίο έχετε λάβει.
• Κατακερματισμοί SHA-256 που υποβάλλονται στο Disig / OpenTimestamps: υφίστανται επεξεργασία σε πραγματικό χρόνο. Κανένας κατακερματισμός δεν διατηρείται στους διακομιστές μας μετά την επιστροφή της απάντησης χρονοσήμανσης προς εσάς.
• Αλληλογραφία υποστήριξης: διατηρείται έως 3 έτη μετά την περάτωση της υπόθεσης, προκειμένου να καθίσταται δυνατή η επαναλαμβανόμενη υποστήριξη και ο χειρισμός διαφορών.
• Δεδομένα Google Analytics: η προεπιλεγμένη περίοδος διατήρησης του GA4 είναι 14 μήνες· τα δεδομένα είναι ανωνυμοποιημένα και δεν συνδέονται με τον λογαριασμό σας.
• Κατάσταση συγκατάθεσης cookies (ps_consent_v1): έως 13 μήνες.

9. Τα Δικαιώματά σας Βάσει του ΓΚΠΔ

Ως υποκείμενο των δεδομένων, έχετε τα ακόλουθα δικαιώματα αναφορικά με τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που επεξεργαζόμαστε σχετικά με εσάς. Μπορείτε να ασκείτε τα δικαιώματα αυτά ανά πάσα στιγμή, δωρεάν, αποστέλλοντας email στη διεύθυνση support@getproofsnap.com. Ενδέχεται να ζητήσουμε εύλογη επαλήθευση της ταυτότητάς σας προτού επιληφθούμε αιτήματος.

• Δικαίωμα πρόσβασης (άρθρο 15 ΓΚΠΔ): να λαμβάνετε επιβεβαίωση για το κατά πόσον επεξεργαζόμαστε δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που σας αφορούν και, εφόσον τούτο συμβαίνει, αντίγραφο των δεδομένων αυτών μαζί με τις πληροφορίες που προβλέπονται στο άρθρο 15 παρ. 1 ΓΚΠΔ.
• Δικαίωμα διόρθωσης (άρθρο 16 ΓΚΠΔ): να ζητείτε τη διόρθωση ανακριβών δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα ή τη συμπλήρωση ελλιπών δεδομένων.
• Δικαίωμα διαγραφής / «δικαίωμα στη λήθη» (άρθρο 17 ΓΚΠΔ): να ζητείτε τη διαγραφή των δεδομένων σας προσωπικού χαρακτήρα, όταν συντρέχει κάποιος από τους λόγους του άρθρου 17 παρ. 1 ΓΚΠΔ.
• Δικαίωμα περιορισμού της επεξεργασίας (άρθρο 18 ΓΚΠΔ): να ζητείτε τον περιορισμό της επεξεργασίας στις περιπτώσεις του άρθρου 18 παρ. 1 ΓΚΠΔ.
• Δικαίωμα στη φορητότητα των δεδομένων (άρθρο 20 ΓΚΠΔ): να λαμβάνετε τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που μας έχετε παράσχει σε δομημένο, κοινώς χρησιμοποιούμενο και αναγνώσιμο από μηχανήματα μορφότυπο και να τα διαβιβάζετε σε άλλον υπεύθυνο επεξεργασίας.
• Δικαίωμα εναντίωσης (άρθρο 21 ΓΚΠΔ): να αντιτάσσεσθε, για λόγους που σχετίζονται με την ιδιαίτερη κατάστασή σας, στην επεξεργασία που βασίζεται στα έννομα συμφέροντά μας (άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. στ) ΓΚΠΔ). Σε περίπτωση εναντίωσης, παύουμε την επεξεργασία, εκτός εάν αποδείξουμε επιτακτικούς και νόμιμους λόγους που υπερισχύουν των συμφερόντων σας ή εάν η επεξεργασία είναι αναγκαία για τη θεμελίωση, άσκηση ή υπεράσπιση νομικών αξιώσεων.
• Δικαίωμα ανάκλησης της συγκατάθεσης (άρθρο 7 παρ. 3 ΓΚΠΔ): να ανακαλείτε ανά πάσα στιγμή κάθε συγκατάθεση που έχετε παράσχει, χωρίς να θίγεται η νομιμότητα της επεξεργασίας που βασίστηκε στη συγκατάθεση πριν από την ανάκλησή της. Χρησιμοποιήστε τον σύνδεσμο «Ρυθμίσεις Cookies» στο υποσέλιδο για να μεταβάλετε τις επιλογές σας ως προς τα cookies.
• Δικαίωμα υποβολής καταγγελίας (άρθρο 77 ΓΚΠΔ): να υποβάλετε καταγγελία σε εποπτική αρχή, ιδίως στο κράτος μέλος της συνήθους διαμονής σας, του τόπου εργασίας σας ή του τόπου της εικαζόμενης παράβασης. Στην Ελλάδα αρμόδια είναι η Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (ΑΠΔΠΧ)· στη Γερμανία, ο/η Landesdatenschutzbeauftragte του ομόσπονδου κρατιδίου διαμονής σας· στην Αυστρία, η Datenschutzbehörde· στην Ελβετία, ο Eidgenössischer Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB).

10. Ασφάλεια

Εφαρμόζουμε κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα σύμφωνα με το άρθρο 32 ΓΚΠΔ, μεταξύ των οποίων κρυπτογράφηση TLS 1.3 για τα δεδομένα κατά τη μεταφορά, κρυπτογράφηση AES-256 για τα δεδομένα λογαριασμού κατά την αποθήκευση, κατακερματισμένους κωδικούς πρόσβασης, έλεγχο πρόσβασης στις διοικητικές λειτουργίες, πολιτικές IAM ελαχίστου προνομίου για τους πόρους cloud, καταγραφή ελέγχου (audit logging) και τακτικούς ελέγχους ασφαλείας. Δεδομένου ότι τα δεδομένα αποδείξεων που παράγονται από την επέκταση Chrome αποθηκεύονται τοπικά στη συσκευή σας και ουδέποτε φθάνουν στους διακομιστές μας, δεν είναι δυνατόν να εκτεθούν σε περίπτωση παραβίασης της υποδομής μας.

11. Παιδιά

Το ProofSnap αποτελεί επαγγελματικό εργαλείο που απευθύνεται σε ενήλικες, επαγγελματίες του νομικού κλάδου και οργανισμούς. Δεν συλλέγουμε εν γνώσει μας δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα από παιδιά κάτω των 16 ετών. Εάν πιστεύετε ότι ανήλικος μάς έχει παράσχει δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα, παρακαλούμε επικοινωνήστε μαζί μας στη διεύθυνση support@getproofsnap.com και θα προβούμε σε άμεση διαγραφή των δεδομένων.

12. Αλλαγές στην Παρούσα Πολιτική Απορρήτου

Ενδέχεται να επικαιροποιούμε κατά καιρούς την παρούσα Πολιτική Απορρήτου, ώστε να αντικατοπτρίζει αλλαγές στις Υπηρεσίες μας, στους εκτελούντες την επεξεργασία ή στην εφαρμοστέα νομοθεσία. Η ημερομηνία «Τελευταία ενημέρωση» στην κορυφή της σελίδας αυτής υποδεικνύει την ημερομηνία έναρξης ισχύος της παρούσας έκδοσης. Οι ουσιώδεις αλλαγές που επηρεάζουν τον τρόπο με τον οποίο επεξεργαζόμαστε τα δεδομένα σας προσωπικού χαρακτήρα θα ανακοινώνονται εκ των προτέρων μέσω email στους εγγεγραμμένους χρήστες ή με εμφανή ειδοποίηση στον ιστότοπό μας.

13. Ρυθμίσεις Cookies

Μπορείτε να ελέγχετε ή να μεταβάλλετε τις επιλογές συγκατάθεσής σας ανά πάσα στιγμή:

Άνοιγμα Ρυθμίσεων Cookies