Privacybeleid

1. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke voor de in dit Privacybeleid beschreven verwerking van persoonsgegevens is:

Software Innovations Group LLC
Sharjah Media City (SHAMS) Free Zone
Sharjah, Verenigde Arabische Emiraten
Telefoon: +971 58 521 1220
E-mail: support@getproofsnap.com

SHAMS Formation No. 2536261, License No. 2536261.01. Volledige bedrijfsinformatie vindt u in ons Impressum.

2. Contact gegevensbescherming

Voor alle vragen over dit Privacybeleid of om uw rechten op grond van de artikelen 15 tot en met 22 AVG uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen via support@getproofsnap.com met de onderwerpregel „AVG-verzoek". Wij streven ernaar binnen 30 dagen inhoudelijk te reageren (art. 12, lid 3, AVG).

Wij zijn een onderneming gevestigd in de Verenigde Arabische Emiraten. Wij hebben onze verplichtingen op grond van artikel 27 AVG beoordeeld en hebben vastgesteld dat onze verwerking incidenteel is, geen grootschalige verwerking omvat van bijzondere categorieën van persoonsgegevens als bedoeld in artikel 9 AVG of van strafrechtelijke gegevens als bedoeld in artikel 10 AVG, en waarschijnlijk geen risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen. Wij beroepen ons daarom momenteel op de uitzondering in artikel 27, lid 2, onder a, AVG en wijzen geen vertegenwoordiger in de Unie aan. Wij zullen dit standpunt regelmatig opnieuw beoordelen en eventuele wijzigingen hier publiceren.

3. Categorieën persoonsgegevens die wij verwerken

3.1 Accountgegevens

• E-mailadres, gehasht wachtwoord, optionele weergavenaam (verstrekt bij registratie)
• Abonnementsplan, quotumgebruik, verlengingsstatus
• Supportcorrespondentie en ticketgeschiedenis

3.2 Bestelgegevens (Bewijsvastlegging Capture-as-a-Service)

• Factuurnaam, post- en factuuradres, btw- / fiscaal nummer (indien verstrekt)
• E-mailadres, telefoonnummer (indien verstrekt)
• Vast te leggen URL, dossierreferentie, opmerkingen bij de bestelling
• Betalingsreferentie (Stripe Payment Intent ID, Checkout Session ID)

3.3 Bewijsgegevens (zero-knowledge-architectuur)

Voor vastleggingen via de Chrome-extensie die u zelf uitvoert, worden bewijspakketten (schermafbeeldingen, HTML-broncode, DOM-tekst, metadata) lokaal op uw apparaat gegenereerd en opgeslagen. Wij ontvangen, bekijken of bewaren dit bewijsmateriaal niet op onze servers. Alleen een cryptografische SHA-256-hash van het bewijsmanifest wordt verzonden om blockchain-tijdstempeling (OpenTimestamps) mogelijk te maken en, wanneer u de eIDAS Qualified Timestamp-functie gebruikt, naar onze in de EU gevestigde gekwalificeerde vertrouwensdienstverlener Disig a.s.

Voor bestellingen van Bewijsvastlegging Capture-as-a-Service voert onze medewerker de vastlegging uit in een schone browsersessie op onze infrastructuur en verzendt hij het resulterende ZIP-pakket naar het door u opgegeven e-mailadres. Wij bewaren een kopie van het ZIP-pakket gedurende 30 dagen voor support- en geschillenbeslechtingsdoeleinden, waarna deze automatisch wordt verwijderd.

3.4 Gebruiksgegevens van de website

• IP-adres (afgekapt door IP-anonimisering van Google Analytics)
• Browser, besturingssysteem, apparaattype, schermresolutie
• Verwijzende URL, bezochte pagina's, tijd op pagina, klikgebeurtenissen
• Toestemmingsstatus opgeslagen in localStorage onder de sleutel ps_consent_v1

Gebruiksgegevens worden alleen verzameld als u toestemming verleent via onze cookiebanner. U kunt uw toestemming op elk moment intrekken via de link „Cookie-instellingen" in de voettekst.

4. Doeleinden en rechtsgrondslagen van de verwerking

5. Cookies en vergelijkbare technologieën

Wij gebruiken Google Consent Mode v2. Bij uw eerste bezoek staat alle niet-essentiële opslag standaard op „geweigerd". Er worden geen analyse-, advertentie- of personalisatiesignalen verzonden totdat u via onze cookiebanner uitdrukkelijk toestemming geeft. U kunt uw toestemming op elk moment intrekken, wijzigen of opnieuw bevestigen via de link „Cookie-instellingen" in de voettekst.

5.1 Strikt noodzakelijk

5.2 Analyse (toestemming vereist)

Google Analytics is geconfigureerd met anonymize_ip: true. Google Ireland Ltd. is onze verwerker op grond van artikel 28 AVG; gegevens kunnen worden doorgegeven aan Google LLC in de Verenigde Staten op basis van het EU-VS Data Privacy Framework (adequaatheidsbesluit van 10 juli 2023) en de Standaardcontractbepalingen die door Google worden toegepast.

6. Ontvangers en categorieën van ontvangers

Wij delen persoonsgegevens uitsluitend met de volgende verwerkers en ontvangers, en alleen voor zover noodzakelijk voor de hierboven beschreven doeleinden:

Wij verkopen geen persoonsgegevens. Wij delen geen persoonsgegevens met adverteerders. Naast de hierboven genoemde ontvangers vindt openbaarmaking alleen plaats wanneer dit wettelijk verplicht is (bijvoorbeeld in reactie op een rechtmatig gerechtelijk bevel of een verplicht verzoek van een bevoegde autoriteit).

7. Internationale doorgiften van gegevens

ProofSnap wordt geëxploiteerd vanuit de Verenigde Arabische Emiraten. De VAE zijn niet onderworpen aan een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie op grond van artikel 45 AVG. Persoonsgegevens van gebruikers in de Europese Economische Ruimte worden niettemin door ons in de VAE verwerkt op de volgende grondslagen:

• Contractuele noodzaak (art. 49, lid 1, onder b, AVG) — wanneer de doorgifte noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst tussen u en ons, of voor precontractuele maatregelen die op uw verzoek worden getroffen, bijvoorbeeld wanneer u een CaaS-bestelling voor Bewijsvastlegging plaatst of de Chrome-extensie gebruikt onder een betaald abonnement.
• Uitdrukkelijke toestemming (art. 49, lid 1, onder a, AVG) — wanneer u uitdrukkelijk hebt ingestemd met de doorgifte nadat u bent geïnformeerd over de mogelijke risico's die een dergelijke doorgifte voor u met zich meebrengt door het ontbreken van een adequaatheidsbesluit en passende waarborgen.
• Passende waarborgen op verwerkersniveau — wanneer gegevens worden verwerkt door onze in de EU gevestigde verwerkers (Stripe, Google Ireland, AWS EMEA, Disig), blijven deze binnen de Europese Unie. Verdere doorgiften door deze verwerkers aan hun eigen subverwerkers buiten de EU worden beheerst door de Standaardcontractbepalingen van de EU (Uitvoeringsbesluit (EU) 2021/914 van de Commissie) en het EU-VS Data Privacy Framework, zoals door elke verwerker geïmplementeerd.

De VAE kennen een eigen regime voor gegevensbescherming op grond van Federaal Decreet-Wet nr. 45 van 2021 (PDPL), dat aan ons als verwerkingsverantwoordelijke in de VAE verplichtingen oplegt op het gebied van beveiliging, melding van inbreuken en rechten van betrokkenen, die in wezen vergelijkbaar zijn met die van de AVG.

8. Bewaartermijnen

• Accountgegevens: bewaard zolang uw account actief is; verwijderd binnen 30 dagen na verwijdering van het account, behoudens een eventueel langere wettelijke bewaartermijn.
• Bestelgegevens en facturen: 7 jaar bewaard om te voldoen aan fiscale en boekhoudkundige verplichtingen (UAE Corporate Tax, Duitse bewaarverplichtingen op grond van § 147 AO aan klantzijde).
• ZIP-pakketten van Bewijsvastlegging CaaS: 30 dagen na levering bewaard in onze operationele opslag, daarna automatisch verwijderd. U kunt het bewijsmateriaal onafhankelijk blijven verifiëren met behulp van de SHA-256-hash en de gekwalificeerde tijdstempel in uw gedownloade ZIP.
• SHA-256-hashes verzonden naar Disig / OpenTimestamps: realtime verwerkt. Er wordt geen enkele hash op onze servers bewaard nadat het tijdstempelantwoord aan u is geretourneerd.
• Supportcorrespondentie: bewaard tot 3 jaar na afsluiting van de zaak ten behoeve van vervolgondersteuning en geschillenbeslechting.
• Google Analytics-gegevens: de standaard GA4-bewaartermijn is 14 maanden; gegevens worden geanonimiseerd en zijn niet aan uw account gekoppeld.
• Cookietoestemmingsstatus (ps_consent_v1): tot 13 maanden.

9. Uw rechten op grond van de AVG

Als betrokkene heeft u de volgende rechten met betrekking tot de persoonsgegevens die wij over u verwerken. U kunt deze rechten op elk moment kosteloos uitoefenen door een e-mail te sturen naar support@getproofsnap.com. Voordat wij op een verzoek ingaan, kunnen wij om een redelijke verificatie van uw identiteit vragen.

• Recht van inzage (art. 15 AVG): bevestiging verkrijgen of er persoonsgegevens over u worden verwerkt en, zo ja, een kopie van die gegevens samen met de informatie genoemd in art. 15, lid 1, AVG.
• Recht op rectificatie (art. 16 AVG): onjuiste persoonsgegevens laten corrigeren of onvolledige gegevens laten aanvullen.
• Recht op gegevenswissing / „recht op vergetelheid" (art. 17 AVG): verzoeken om verwijdering van uw persoonsgegevens wanneer een van de in art. 17, lid 1, AVG genoemde gronden van toepassing is.
• Recht op beperking van de verwerking (art. 18 AVG): verzoeken dat wij de verwerking beperken in de in art. 18, lid 1, AVG genoemde situaties.
• Recht op overdraagbaarheid van gegevens (art. 20 AVG): de persoonsgegevens die u aan ons hebt verstrekt ontvangen in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm, en deze overdragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.
• Recht van bezwaar (art. 21 AVG): bezwaar maken, op gronden die verband houden met uw specifieke situatie, tegen verwerking die is gebaseerd op onze gerechtvaardigde belangen (art. 6, lid 1, onder f, AVG). Wanneer u bezwaar maakt, zullen wij de verwerking staken, tenzij wij dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking kunnen aanvoeren die zwaarder wegen dan uw belangen, of de verwerking noodzakelijk is voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.
• Recht om toestemming in te trekken (art. 7, lid 3, AVG): elke door u verleende toestemming op elk moment intrekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking daarvan. Gebruik de link „Cookie-instellingen" in de voettekst om uw cookievoorkeuren te wijzigen.
• Recht om een klacht in te dienen (art. 77 AVG): een klacht indienen bij een toezichthoudende autoriteit, met name in de lidstaat van uw gewone verblijfplaats, uw werkplek of de plaats van de vermeende inbreuk. In Nederland is dit de Autoriteit Persoonsgegevens (AP); in België de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA); in Duitsland de Landesdatenschutzbeauftragte van de deelstaat waarin u woont; in Oostenrijk de Datenschutzbehörde; in Zwitserland de Eidgenössischer Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB).

10. Beveiliging

Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen overeenkomstig artikel 32 AVG, waaronder TLS 1.3-versleuteling voor gegevens tijdens verzending, AES-256-versleuteling voor accountgegevens in rust, gehashte wachtwoorden, toegangsbeheer voor administratieve functies, IAM-beleid met minimale rechten voor cloudbronnen, audit-logging en regelmatige beveiligingsbeoordelingen. Omdat de bewijsgegevens die door de Chrome-extensie worden gegenereerd lokaal op uw apparaat worden opgeslagen en nooit onze servers bereiken, kunnen deze niet in gevaar worden gebracht door een inbreuk op onze infrastructuur.

11. Kinderen

ProofSnap is een zakelijk hulpmiddel dat is bedoeld voor volwassenen, juridische professionals en organisaties. Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van kinderen jonger dan 16 jaar. Als u van mening bent dat een kind persoonsgegevens aan ons heeft verstrekt, neem dan contact met ons op via support@getproofsnap.com en wij zullen de gegevens onmiddellijk verwijderen.

12. Wijzigingen in dit Privacybeleid

Wij kunnen dit Privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken om wijzigingen in onze Diensten, onze verwerkers of het toepasselijke recht weer te geven. De datum „Laatst bijgewerkt" bovenaan deze pagina geeft aan wanneer deze versie van kracht is geworden. Wezenlijke wijzigingen die van invloed zijn op de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken, worden vooraf aangekondigd per e-mail aan geregistreerde gebruikers of door middel van een prominente kennisgeving op onze website.

13. Cookie-instellingen

U kunt uw toestemmingskeuzes op elk moment bekijken of wijzigen:

Cookie-instellingen openen