Guide pas à pas pour les cabinets d'avocats

Organiser vos captures par affaire et exporter les pièces

Ce guide montre, pour la version d'octobre 2026 du ProofSnap Dashboard, comment créer une affaire, y capturer des pages web, vérifier la chaîne de possession, sceller l'affaire, puis exporter un ZIP où chaque capture devient un PDF numéroté « Pièce n° 1 », « Pièce n° 2 », avec numéros Bates et index des pièces.

Ce guide s'adresse aux cabinets d'avocats et aux juristes qui réunissent des captures web pour un dossier. Toutes les illustrations reproduisent l'interface française du tableau de bord.

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Forfaits

Solo ou Company

Scellement

OpenTimestamps (Bitcoin)

Export

Un ZIP par affaire

Le ProofSnap Dashboard sur app.getproofsnap.com avec la carte du forfait et une nouvelle capture par lot, à côté de la requête API correspondante et de sa réponse 202

Le ProofSnap Dashboard, qui accueille aussi les affaires : une nouvelle capture et, à côté, la même capture lancée par l'API.

À quoi sert ce guide

Au fil d'un litige, les captures de pages web s'accumulent vite et finissent dispersées entre plusieurs personnes et plusieurs répertoires. Une affaire les réunit au même endroit, avec une chaîne de possession qui enregistre chaque ajout, retrait ou export. Une fois le dossier complet, vous scellez l'affaire et exportez chaque capture en PDF numéroté, dans l'ordre de votre bordereau. Vous n'avez plus à renuméroter ni à renommer les fichiers à la main.

Avant de commencer

  • Un compte sur le ProofSnap Dashboard avec le forfait Solo ou Company et une adresse e-mail confirmée. Voir choisir un forfait.
  • Les URL des pages que vous souhaitez produire comme pièces. Le tableau de bord capture des pages publiques ; les paquets créés avec l'extension de navigateur ProofSnap peuvent aussi rejoindre une affaire.
  • Pour une équipe, le forfait Company avec un siège pour chaque personne qui travaille sur le dossier.

Étape 1

Créer une affaire

Une affaire est l'espace de travail d'un dossier : elle regroupe les captures que vous réalisez pour ce dossier et tient une chaîne de possession qui consigne chaque opération de façon à rendre toute altération détectable. Avec les forfaits Legal Solo et Company, la section Affaires apparaît juste sous la carte du forfait. Cliquez sur + Nouvelle affaire pour ouvrir le formulaire.

  1. 1+ Nouvelle affaire. Ouvre le formulaire au-dessus de la liste.
  2. 2Nom de l'affaire. Le seul champ obligatoire. Nommez l'affaire comme le dossier, par exemple d'après les parties.
  3. 3Client, numéro de dossier, partie adverse, juridiction. Tous facultatifs. Le champ du numéro de dossier mérite d'être renseigné : l'export en tire, à partir de ses lettres et chiffres, le préfixe des numéros Bates. L'icône en forme de crayon à côté du nom permet de modifier ces informations plus tard ; chaque modification apparaît dans la chaîne de possession sous Affaire modifiée.
  4. 4Créer l'affaire. L'affaire prend le statut ouverte, et la chaîne de possession commence par Affaire créée.
  5. 5La liste. Une ligne par affaire avec le client, le numéro de dossier, le statut, le nombre de captures et la date de mise à jour. Un clic sur la ligne ouvre l'affaire.
La section Affaires avec le formulaire ouvert, simplifiée : la liste réelle se présente sous forme de tableau. Noms, numéros et dates sont des exemples.

Étape 2

Capturer directement dans l'affaire

Avec un forfait Legal, la carte Nouvelle capture comporte un champ supplémentaire, Ajouter à l'affaire. Choisissez l'affaire avant de cliquer sur Capturer : chaque page du lot rejoint l'affaire dès que la capture est lancée, et vous n'avez rien à trier ensuite. Le déroulement d'une capture est décrit dans le guide de la première capture.

  1. 1URL. Une par ligne. À partir de deux URL, ProofSnap lance un lot (50 pages au plus) dont toutes les pages rejoignent la même affaire.
  2. 2Ajouter à l'affaire. Liste vos affaires ouvertes avec leur numéro de dossier. Le choix par défaut, Aucune affaire (autonome), laisse la capture hors de toute affaire. Les affaires scellées et archivées n'apparaissent pas ; une affaire archivée n'accepte de nouvelles captures qu'après un clic sur Désarchiver.
  3. 3Capturer. Dès le lancement, la chaîne de possession inscrit Capture ajoutée à l'affaire. Si le rattachement échoue, le tableau de bord l'indique : La capture a été réalisée, mais elle n'a pas été ajoutée à l'affaire. Vous pourrez l'ajouter plus tard depuis l'affaire.
Nouvelle capture avec une affaire choisie, simplifiée : les options de capture sont omises. URL et affaire sont des exemples.

Étape 3

Ajouter des captures antérieures

Les preuves sont souvent antérieures à l'ouverture de l'affaire. Ouvrez l'affaire et restez sur l'onglet Captures : « Ajouter des captures » rattache des captures antérieures ou importe des paquets créés ailleurs. Chaque ajout et chaque retrait est inscrit dans la chaîne de possession.

  1. 1En-tête de l'affaire. Le nom, le statut et les informations de l'affaire, avec les boutons Sceller l'affaire, Partager le lien et Exporter.
  2. 2Onglets. Captures, Membres et Historique, chacun avec son nombre.
  3. 3Depuis l'historique des captures. Ouvre un champ de recherche (Rechercher vos captures à ajouter…) avec vos captures terminées qui ne sont encore dans aucune affaire, regroupées par page. Cochez des captures une à une ou une page entière avec son historique, puis cliquez sur Ajouter la sélection.
  4. 4Ajouter un paquet de preuves. Importe un paquet ProofSnap existant, par exemple issu de l'extension de navigateur. ProofSnap le vérifie d'abord et ne l'importe que si la vérification aboutit.
  5. 5Retirer. Sort une capture de l'affaire. Elle reste dans l'historique des captures, et la chaîne de possession inscrit Capture retirée de l'affaire.
Une affaire sur l'onglet Captures, simplifiée : le tableau réel comporte, sur chaque ligne, un bouton de téléchargement et un bouton de retrait. Informations, URL et identifiants sont des exemples.

Étape 4

Vérifier la chaîne de possession

L'onglet Historique contient deux journaux. La chaîne de possession consigne toutes les opérations portant sur les preuves : création de l'affaire, ajout ou retrait d'une capture, ajout ou retrait d'un membre, modification des informations, conservation pour litige placée ou levée. Chaque événement porte le hachage du précédent : un événement modifié, supprimé ou inséré rompt la chaîne. Le journal d'accès consigne chaque téléchargement, consultation ou export, avec son auteur, et reste en dehors de la chaîne de hachage.

  1. 1Vérifier l'intégrité. Recalcule dans votre navigateur l'empreinte SHA-256 de chaque événement et contrôle chaque maillon ainsi que la tête de chaîne enregistrée. Si la chaîne est intacte, le tableau de bord affiche : Chaîne intacte : 6 événements, tous les hachages vérifiés. En cas de rupture, le tableau de bord nomme l'événement : ALTÉRATION DÉTECTÉE à l'événement n° …
  2. 2Événements. Date, Action, Acteur (l'adresse e-mail de la personne) et Cible (l'URL capturée avec l'identifiant de sa capture). Une capture terminée se télécharge directement depuis sa ligne, et ce téléchargement est lui aussi consigné.
  3. 3Afficher le hachage. Montre le numéro d'ordre de l'événement et son champ « Intégrité (hachage) », la valeur à laquelle renvoie l'événement suivant.
  4. 4Journal d'accès. Date, action, acteur et adresse IP. Seul le propriétaire de l'affaire voit les adresses IP, et le fichier access_log.json de l'export n'en contient aucune.
L'onglet Historique, simplifié : les tableaux réels comportent une recherche, un tri et une pagination. Heures, adresses, identifiants et hachage sont des exemples.

Étape 5

Placer l'affaire en conservation pour litige

Dès qu'un litige se profile, les preuves ne doivent pas disparaître. La conservation pour litige couvre en une seule fois toutes les captures de l'affaire, à l'exception des captures de test et de celles placées dans la corbeille. Une capture conservée ne peut être supprimée ni manuellement ni automatiquement à la fin de sa durée de conservation. Seul le propriétaire de l'affaire peut placer ou lever cette conservation ; elle nécessite un forfait payant et s'applique aussi à une affaire scellée.

  1. 1Conservation pour litige de cette affaire. Cochez la case et confirmez avec Placer en conservation pour litige. Le tableau de bord indique : Conservation pour litige de l'affaire activée. Captures conservées : …
  2. 2Captures ajoutées plus tard. Elles sont conservées dès qu'elles rejoignent l'affaire.
  3. 3Sur la capture. Le détail de la capture indique l'origine de la conservation, De l'affaire …. Cette conservation ne prend fin que lorsque celle de l'affaire est levée ; les conservations posées individuellement sur une capture sont maintenues.
En haut, la conservation pour litige sous le nom de l'affaire ; en bas, la conservation dans les détails d'une capture. Vue simplifiée ; le nom est un exemple.

Étape 6 (équipes)

Ajouter des collègues (Company uniquement)

Avec le forfait Company, chaque collègue a son propre identifiant et son propre siège. Invitez d'abord vos collègues dans le cabinet, depuis « Membres » sur la carte du forfait. Chaque personne invitée accepte l'invitation dans son propre tableau de bord et occupe un siège (voir ajouter des collègues). Les captures faites pour le cabinet appartiennent au cabinet, et le titulaire du compte Company peut les voir. Ajoutez ensuite chaque personne aux affaires sur lesquelles elle travaille. Avec le forfait Solo, cette étape ne s'applique pas.

  1. 1Onglet Membres. Affiche toutes les personnes de l'affaire, avec propriétaire pour celle qui l'a créée et vous pour vous-même.
  2. 2+ Inviter un collègue à cette affaire. Saisissez l'adresse e-mail et cliquez sur Ajouter un membre. Seul un membre de votre compte Company peut être ajouté, et une affaire compte 50 membres au plus. La chaîne de possession inscrit Membre ajouté.

Qui peut faire quoi. Chaque membre peut ajouter des captures à une affaire ouverte et lire son historique. Modifier les informations, gérer les membres, placer la conservation pour litige, sceller, partager et exporter restent réservés au propriétaire de l'affaire.

L'onglet Membres, simplifié. Les adresses e-mail sont des exemples.

Étape 7

Sceller l'affaire

Quand les preuves du dossier sont réunies, scellez l'affaire. Le scellement fige la chaîne de possession dans son état actuel : son hachage de tête, qui dépend de chaque événement antérieur, est soumis à OpenTimestamps. On pourra ainsi démontrer ultérieurement que la chaîne existait sous cette forme au plus tard à la date du bloc Bitcoin qui confirme la preuve. Avec un compte payant (hors mode test), ProofSnap demande en plus, pour le même scellement et sans frais, un horodatage électronique qualifié eIDAS. S'il est refusé ou indisponible, l'affaire est scellée avec OpenTimestamps seul. S'il n'arrive pas à temps, rien n'est scellé et vous pouvez réessayer.

  1. 1La confirmation. Lisez-la avant de cliquer : le scellement est irréversible. Si une capture de l'affaire se trouve encore dans la corbeille, le scellement est impossible ; restaurez-la ou retirez-la d'abord de l'affaire.
  2. 2Sceller l'affaire. Pendant la demande d'horodatage, le bouton affiche Scellement…
  3. 3Scellée. Le statut passe à scellée, et une ligne indique la date et le début du hachage ancré. Dès lors, aucune capture ne peut être ajoutée ni retirée, les informations et les membres sont figés, et les captures de l'affaire ne peuvent plus être supprimées manuellement. L'export, le partage du lien et la conservation pour litige restent disponibles.
En haut, la confirmation de Sceller l'affaire ; en bas, l'en-tête de l'affaire scellée. Vue simplifiée ; la date et le hachage sont des exemples.

Étape 8

Exporter l'affaire

L'export réunit l'affaire entière dans une archive ZIP que vous pouvez transmettre, déposer ou charger dans une plateforme de revue documentaire. Il est disponible pour les affaires ouvertes comme pour les affaires scellées et reste réservé au propriétaire de l'affaire. Si vous exportez après le scellement, l'export contient aussi le sceau. Chaque export apparaît dans le journal d'accès sous Export de preuves généré.

  1. 1Code de langue. Le code à côté d'Exporter indique la langue de l'export ; par défaut, celle du tableau de bord, ici FR.
  2. 2Langue d'export. La seule option d'export du tableau de bord. Elle fixe la langue des documents lisibles : rapport de chaîne de possession, index des pièces, tampon des pièces et README.txt. Les noms de fichiers et les fichiers lisibles par une machine sont identiques dans toutes les langues.
  3. 3Exporter. Affiche Exportation…, lance le téléchargement et indique combien de captures et d'événements de la chaîne de possession contient l'export. Une affaire volumineuse est préparée en arrière-plan ; le tableau de bord attend qu'elle soit prête.
Exporter avec le menu de langue ouvert, simplifié. Les chiffres sont des exemples.

Étape 9

Vérifier le contenu de l'export

Décompressez l'export et commencez par README.txt, qui décrit chaque fichier et chaque répertoire. Un export réalisé depuis le tableau de bord contient toujours les pièces numérotées et les fichiers de chargement. Aucune option ne les désactive.

  1. 1Les fichiers de l'affaire. custody_report.pdf (le rapport de chaîne de possession avec sa déclaration d'intégrité), custody_log.json (les événements bruts chaînés), matter.json (les informations de l'affaire et son sceau) et access_log.json si l'affaire a fait l'objet d'un téléchargement ou d'une consultation.
  2. 2Les originaux. captures/ contient le paquet de preuves scellé de chaque capture terminée, identique octet pour octet, avec la preuve OpenTimestamps complétée dès que la confirmation Bitcoin est disponible. Ce sont ces fichiers que l'on vérifie.
  3. 3Les pièces. exhibits/ contient une copie du PDF de preuve de chaque capture, un fichier par pièce (Exhibit-001.pdf, Exhibit-002.pdf et ainsi de suite). Dans l'export en français, la première page porte en haut à droite le tampon Pièce n° 1, Pièce n° 2 et ainsi de suite, et chaque page porte en bas à droite un numéro Bates, selon une numérotation continue. La pièce n° 1 et le premier numéro Bates sont attribués à la preuve la plus ancienne. Le préfixe Bates reprend le numéro de dossier en majuscules, sans espaces ni caractères spéciaux (12 caractères au plus) ; à défaut, le nom de l'affaire. Il est suivi de six chiffres. exhibit_index.pdf (l'Index des pièces) et exhibit_index.csv indiquent pour chaque pièce sa plage Bates et la capture correspondante.
  4. 4Fichiers de chargement. load/ contient des fichiers au format Concordance/Opticon pour les plateformes de revue documentaire telles que Relativity, Everlaw et Logikcull.

PDF/A. ProofSnap convertit en outre les copies estampillées au format PDF/A lorsque le convertisseur est disponible et que le temps le permet. Une copie ne porte la mention PDF/A que si elle a effectivement été convertie.

Arborescence d'un export d'affaire, simplifiée : une seule capture par répertoire est montrée. Identifiants et numéros Bates sont des exemples, établis à partir du numéro de dossier RG 26/04512.

Étape 10 (communication des pièces)

Communiquer les pièces avec un bordereau

En France, les pièces sont énumérées dans un bordereau de communication de pièces. Cette étape montre comment faire correspondre la numérotation de l'export à celle de votre bordereau.

L'export en français de ProofSnap imprime sur la première page de chaque copie le tampon « Pièce n° 1 », « Pièce n° 2 » et ainsi de suite, en commençant par la preuve la plus ancienne. Reportez dans votre bordereau, pour chaque pièce, son intitulé et sa date, et conservez à titre de référence la plage Bates indiquée dans l'index des pièces. Si les captures de l'affaire ne sont pas vos premières pièces, faites coïncider les deux numérotations avant de communiquer vos pièces.

  1. 1Une affaire qui ouvre le bordereau. Si vos preuves web sont les premières pièces du dossier, le tampon et le bordereau concordent directement : Pièce n° 3 de l'export devient la pièce n° 3 du bordereau. Scellez l'affaire avant cet export pour que la numérotation reste figée.
  2. 2Les pièces 1 à 3 ont déjà été communiquées. Le tableau de bord numérote toujours à partir de 1. Lancez alors l'export par l'API avec bates.exhibit_start égal à 4 : le tampon de la première capture affiche Pièce n° 4 et le fichier s'appelle Exhibit-004.pdf. Avec bates.start, vous poursuivez aussi la numérotation Bates.
  3. 3Remplir le bordereau. Ouvrez exhibit_index.pdf, ou exhibit_index.csv dans un tableur. Les colonnes du CSV restent en anglais (Exhibit, Bates start, Bates end, Pages, Captured (UTC), Capture ID, URL) ; ajoutez une colonne pour votre numéro de pièce et une pour l'intitulé, puis reportez-les dans le bordereau.
  4. 4Les bordereaux successifs. Une affaire scellée n'accepte plus de captures. Pour des preuves réunies plus tard, ouvrez une nouvelle affaire et exportez-la par l'API en fixant bates.exhibit_start au numéro qui suit celui de votre dernière pièce.
  5. 5Citer dans les conclusions. Indiquez l'intitulé de la pièce en plus de son numéro, par exemple : (pièce n° 4, capture de la page d'offre du 21 octobre 2026).
  6. 6Nommer les fichiers. Renommez la copie issue d'exhibits/ avec son numéro, son intitulé et sa date, par exemple Piece-004-Offre-2026-10-21.pdf. Les originaux du répertoire captures/ restent inchangés.
Exemple de bordereau de communication de pièces reprenant des pièces d'un export ProofSnap
PièceIntituléFichier de l'exportNuméros Bates
n° 4Page d'offre example.com, capturée le 21 octobre 2026Exhibit-004.pdf (Pièce n° 4)RG2604512000001 à RG2604512000006
n° 5Page d'avis example.com, capturée le 21 octobre 2026Exhibit-005.pdf (Pièce n° 5)RG2604512000007 à RG2604512000011
Deux lignes d'un bordereau, pour un export lancé par l'API avec exhibit_start égal à 4. Les numéros Bates dépendent du nombre de pages des pièces et figurent dans l'index des pièces de l'export.

Par l'API. L'export se lance avec POST /matters/{matter_id}/export, où bates.exhibit_start fixe le premier numéro de pièce, bates.start le premier numéro Bates, bates.prefix le préfixe et export_locale la langue, ici fr (voir la documentation de l'API). Un export d'affaire ProofSnap regroupe jusqu'à 300 captures et 800 Mo, et chaque pièce y est un PDF distinct qui porte le tampon « Pièce n° N » sur sa première page et un numéro Bates sur chaque page.

Le même export sert pour un inventaire ou un bordereau de pièces. Pour le Québec et ses pièces P-1 et D-1, consultez le guide Exporter vos captures comme pièces P-1 ou D-1 (Québec).

Étape 11

Transmettre à l'adversaire et à la juridiction

Transmettez le ZIP d'export ou les pièces une à une, par le canal que vous utilisez habituellement. Le destinataire n'a pas besoin de compte ProofSnap pour vérifier les pièces. Chaque paquet de captures/ se vérifie dans le Vérificateur de confiance, sans que la capture d'écran, le HTML ni le texte de la page soient envoyés à ProofSnap (voir la question sur la vérification). Chaque paquet contient aussi verification/verify.sh et verify.ps1 pour une vérification sur son propre ordinateur. Le README.txt de l'export explique comment recalculer la chaîne de possession et vérifier le sceau.

  1. 1Partager le lien. Réservé au propriétaire de l'affaire. Crée un lien de vérification public et le copie dans le presse-papiers.
  2. 2Ce que montre le lien. Les informations de l'affaire et la chaîne de possession, que le navigateur du destinataire vérifie à nouveau. Il ne montre pas le contenu des captures : le lien sert à vérifier, pas à communiquer les preuves. Pour une affaire du forfait Company, le nom de cabinet que vous avez renseigné figure sous la mention Attesté par.
  3. 3Copier, Ouvrir le lien, Révoquer. Révoquer coupe l'accès à toute personne qui dispose du lien. La création et la révocation du lien figurent dans le journal d'accès.
La zone affichée après un clic sur Partager le lien, simplifiée. Le lien est ici raccourci.

Étape 12

Planifier la conservation

Une procédure dure souvent plus longtemps qu'un abonnement ; décidez donc tôt où le dossier sera conservé. ProofSnap conserve les captures tant que votre forfait est actif, jusqu'à 10 ans à compter de la capture (pour un paquet importé, à compter de l'import). Pour les captures automatiques, le délai court à compter de la dernière vérification ayant constaté que la page était inchangée.

  1. 1Affaires conservées et scellées, forfait actif. Une conservation pour litige empêche la suppression, même à la fin du délai. Une capture d'une affaire scellée ne peut pas être supprimée manuellement, mais elle est supprimée à la fin de son délai si aucune conservation pour litige ne la couvre.
  2. 2Changement de forfait. Tant que vous avez des affaires, ne passez qu'à un autre forfait Legal, à Archive only ou, avec Company, à l'archive du cabinet. Avec tout autre forfait, vos affaires ne seraient plus accessibles ; exportez-les auparavant.
  3. 3Fin de l'abonnement. Les captures sont conservées 30 jours, puis supprimées définitivement. Une conservation pour litige ne produit ses effets que tant que votre forfait conserve vos données : les captures conservées sont donc supprimées avec les autres.
  4. 4Archive only. Pour 9 $ (env. 8 €) par mois, chaque paquet reste lisible, téléchargeable et vérifiable, et vos affaires restent consultables et exportables ; aucune nouvelle capture n'est possible. Avec le forfait Company, l'archive du cabinet accueille les captures et les affaires de tous les sièges.

Votre propre copie de l'export ne dépend pas du service : chaque paquet qu'elle contient se vérifie sans ProofSnap. Autre guide : caviarder une capture avant de la produire.

Questions fréquentes

Créez votre première affaire

La section Affaires se trouve sous la carte du forfait Solo ou Company.

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Autres guides : Prise en main du tableau de bord · Caviarder une capture web · Faire une capture web · Comparer deux captures · Vérifier un paquet de preuves · Documentation de l'API

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