Wątek e-mail jako dowód? Certyfikujemy oryginały.

Polskie postępowanie cywilne

Cztery punkty, w których rozstrzyga się los e-maila jako dowodu

Certyfikacja nie wygra sprawy za Państwa. Usuwa drugi punkt jako pole ataku i pomaga w czwartym. Rozdzielenie tych punktów zapobiega temu, żeby dowód z dokumentu przegrał na formalności.

1. 1. E-mail jest dokumentem, spór nigdy nie toczy się o to

   Polskie prawo definiuje dokument bardzo szeroko. Plik .eml jest nośnikiem informacji, więc jest dokumentem w rozumieniu Kodeksu cywilnego. Do sądu trafia albo w trybie przepisów oddziału o dowodach z dokumentów, albo przez art. 308 k.p.c., a wtedy sąd stosuje odpowiednio przepisy o oględzinach i o dowodzie z dokumentów. Spór z drugą stroną nigdy nie będzie o to, czy e-mail wolno przeprowadzić jako dowód, tylko o to, co Państwa nośnik faktycznie dowodzi.

   „Dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią.” Art. 77³ Kodeksu cywilnego. Źródło: ISAP.

   Oddział o dowodach z dokumentów stosuje się „do dokumentów zawierających tekst, umożliwiających ustalenie ich wystawców” (art. 243¹ k.p.c.). Art. 308 k.p.c. domyka resztę: „Dowody z innych dokumentów niż wymienione w art. 243¹, w szczególności zawierających zapis obrazu, dźwięku albo obrazu i dźwięku, sąd przeprowadza, stosując odpowiednio przepisy o dowodzie z oględzin oraz o dowodzie z dokumentów.”

2. 2. Prawdziwość, punkt, w którym e-mail najczęściej upada

   Domniemanie z art. 245 k.p.c. przysługuje dokumentowi prywatnemu sporządzonemu „w formie pisemnej albo elektronicznej”, a forma elektroniczna wymaga kwalifikowanego podpisu elektronicznego (art. 78¹ § 1 k.c.). Zwykły e-mail firmowy takiego podpisu nie ma, więc jest dokumentem w formie dokumentowej i poza tym domniemaniem stoi. Nie ma przepisu, który rozstrzygnie spór za Państwa.

   Gorzej: przy e-mailu od drugiej strony ciężar dowodu spada na Państwa. Art. 253 k.p.c. w zdaniu drugim stanowi, że „jeżeli spór dotyczy dokumentu prywatnego pochodzącego od innej osoby niż strona zaprzeczająca, prawdziwość dokumentu powinna udowodnić strona, która chce z niego skorzystać”. Rzekomy nadawca mówi tylko „ja tego nie wysłałem”, a udowodnić musi Państwa pełnomocnik. Tu certyfikacja daje najwięcej: sumy kontrolne każdego pliku, pełne nagłówki z drogą doręczenia i wynikami uwierzytelnienia, niezależny znacznik czasu i udokumentowane pozyskanie plików.

   Jeżeli dowód grozi utratą, można go zabezpieczyć jeszcze przed procesem: „Przed wszczęciem postępowania na wniosek (...) można zabezpieczyć dowód, gdy zachodzi obawa, że jego przeprowadzenie stanie się niewykonalne lub zbyt utrudnione, albo gdy z innych przyczyn zachodzi potrzeba stwierdzenia istniejącego stanu rzeczy” (art. 310 k.p.c.). Wniosek składa się wtedy w sądzie rejonowym, w którego okręgu dowód ma być przeprowadzony (art. 311 k.p.c.). To droga formalna i czasochłonna. Sprawdzalna certyfikacja trwa 24 godziny, kosztuje 59,99 $ (ok. 224 zł) i można ją zrobić dziś, dopóki wiadomości wciąż leżą w skrzynce. Jedno nie zastępuje drugiego, ale zapieczętowane pliki są dokładnie tym, co potem przedstawia się sądowi.

3. 3. Swobodna ocena dowodów

   Skoro domniemania nie ma, wszystko rozstrzyga się w swobodnej ocenie dowodów. Ta swoboda działa na Państwa korzyść, gdy kopia przychodzi z sumami kontrolnymi, niezależnym znacznikiem czasu i udokumentowanym łańcuchem dowodowym, i na Państwa niekorzyść, gdy kopia jest tylko wydrukiem.

   „Sąd ocenia wiarogodność i moc dowodów według własnego przekonania, na podstawie wszechstronnego rozważenia zebranego materiału.” Art. 233 § 1 Kodeksu postępowania cywilnego. Źródło: ISAP.

4. 4. Oryginałem jest plik, nie papier

   Przy dokumencie elektronicznym oryginałem jest plik, a wydruk to tylko jego odwzorowanie. Zgodność wydruku z plikiem ktoś musi wykazać. Właśnie tę zgodność da się pokazać sumą kontrolną SHA-256 pliku źródłowego, który zostaje w pakiecie, zamiast poprzestawać na twierdzeniu.

   Kodeks przewiduje na to dwa narzędzia. „Badania prawdziwości dokumentu można dokonać z udziałem biegłego” (art. 254 § 1 k.p.c.), a sąd „w razie potrzeby może wezwać wystawcę dokumentu sporządzonego w postaci elektronicznej do udostępnienia informatycznego nośnika danych, na którym ten dokument został zapisany” (art. 254 § 2¹ k.p.c.). Ponieważ Państwa oryginały .eml i .msg zostają w pakiecie, biegły powołany później na podstawie art. 278 § 1 k.p.c. przejmuje materiał, zamiast zaczynać od zera.

Polska jest państwem członkowskim Unii Europejskiej, więc rozporządzenie eIDAS (UE) nr 910/2014 stosuje się bezpośrednio, bez potrzeby wdrożenia. Art. 41 ust. 2 daje kwalifikowanemu elektronicznemu znacznikowi czasu domniemanie dokładności wskazanej daty i czasu oraz integralności powiązanych z nimi danych. O dopuszczalności i mocy dowodowej w konkretnej sprawie rozstrzyga sąd. ProofSnap jest narzędziem dowodowym, nie poradą prawną. W Państwa sprawie prosimy skonsultować się z adwokatem lub radcą prawnym.