Un fir de e-mail ca probă? Certificăm originalele.

Procesul civil român

Patru puncte în care se decide soarta unui e-mail ca probă

Certificarea nu vă câștigă procesul. Ea scoate punctul al doilea din zona de atac și ajută la al patrulea. Dacă țineți punctele separate, evitați ca un înscris să cadă pe o chestiune de formă.

1. 1. Relevanța și propunerea probei la timp

   Are e-mailul legătură cu un fapt contestat și decisiv și a fost propus corect ca probă? Potrivit art. 254 alin. (1) din Codul de procedură civilă, probele se propun, sub sancțiunea decăderii, de către reclamant prin cererea de chemare în judecată, iar de către pârât prin întâmpinare, dacă legea nu dispune altfel. Aceasta este sarcina avocatului dumneavoastră, nu o însușire tehnică a fișierului. Nicio criptografie nu face relevant un mesaj lipsit de importanță.

   Un amănunt practic care se uită des: dacă e-mailurile sunt redactate în engleză sau într-o altă limbă străină, art. 150 alin. (4) cere depunerea lor în copie certificată, însoțită de traducerea legalizată efectuată de un traducător autorizat. Transcrierea noastră păstrează textul original și numerotarea, ca traducerea să poată fi făcută rând cu rând.

2. 2. Integritatea și proveniența, punctul în care cad cele mai multe e-mailuri

   Pentru datele redate pe suport informatic, art. 282 alin. (1) cere ca documentul care le reproduce să fie inteligibil și să prezinte garanții suficient de serioase pentru a face deplină credință în privința conținutului și a identității persoanei de la care emană. Aici intervine certificarea: antete complete cu traseul de livrare și rezultatele autentificării, un hash SHA-256 pentru fiecare fișier, o marcă temporală independentă și un lanț de custodie documentat.

   „Dacă suportul sau tehnologia utilizată pentru redactare nu garantează integritatea documentului, acesta poate servi, după circumstanțe, ca mijloc material de probă sau ca început de dovadă scrisă.” Art. 284 alin. (2) din Codul de procedură civilă. Sursa: Portalul legislativ al Ministerului Justiției, Legea nr. 134/2010 republicată.

   O listare pe hârtie sau o captură de ecran se află exact în această a doua situație. Dacă partea adversă contestă scrierea sau semnătura unui înscris sub semnătură privată, art. 301 alin. (1) o obligă să o facă la primul termen după depunerea înscrisului, sub sancțiunea decăderii, iar instanța verifică înscrisul potrivit art. 302 alin. (1) prin compararea scrierii și semnăturii cu alte înscrisuri necontestate, prin expertiză sau prin orice alte mijloace de probă admise de lege. Cine merge mai departe și declară înscrisul fals este ținut, potrivit art. 304 alin. (1), să arate motivele pe care se sprijină.

   Dacă există pericol ca proba să dispară ori să fie greu de administrat în viitor, art. 359 alin. (1) permite asigurarea probelor, atât înainte, cât și în timpul procesului, iar art. 364 alin. (1) permite constatarea de urgență a unei stări de fapt prin executor judecătoresc, procesul-verbal având puterea doveditoare a înscrisului autentic. Sunt căi formale, cu cerere, programare și termene. O certificare verificabilă durează 24 de ore, costă 59,99 $ (aprox. 273 lei) și poate fi făcută astăzi, cât timp mesajele sunt încă în căsuța poștală.

3. 3. Aprecierea probelor de către judecător

   Odată proba administrată, judecătorul îi apreciază valoarea. Această libertate lucrează în favoarea dumneavoastră din clipa în care exemplarul dumneavoastră vine cu hash-uri, cu o marcă temporală independentă și cu un lanț de custodie documentat, și lucrează împotriva dumneavoastră dacă exemplarul este doar o listare.

   „În vederea stabilirii existenței sau inexistenței faptelor pentru a căror dovedire probele au fost încuviințate, judecătorul le apreciază în mod liber, potrivit convingerii sale, în afară de cazul când legea stabilește puterea lor doveditoare.” Art. 264 alin. (2) din Codul de procedură civilă. Sursa: Portalul legislativ al Ministerului Justiției.

4. 4. Conformitatea cu originalul

   La documentele electronice, originalul este fișierul, nu hârtia. Art. 150 alin. (2) cere ca aceste copii depuse la dosar să fie certificate de parte pentru conformitate cu originalul, adică pe răspunderea dumneavoastră. Tocmai această conformitate poate fi arătată prin hash-ul SHA-256 al fișierului sursă care rămâne în pachet, în loc să fie doar afirmată. Iar art. 282 alin. (2) obligă instanța să țină seama, la aprecierea calității documentului, de circumstanțele în care datele au fost înscrise și de documentul care le-a reprodus.

România este stat membru al Uniunii Europene, așa că prezumția pentru o marcă temporală electronică calificată se aplică direct, potrivit art. 41 alin. (2) din Regulamentul eIDAS, iar în dreptul intern art. 7 din Legea nr. 214/2024 prevede că aplicarea unei mărci temporale electronice calificate unui document electronic îi conferă dată și oră certă. ProofSnap este un instrument pentru probe, nu consultanță juridică. Întrebați-vă avocatul despre cazul dumneavoastră concret.