Een e-mailwisseling als bewijs? Wij certificeren de originelen.

Ja. E-mails worden dagelijks gebruikt in contractgeschillen, arbeidszaken, oplichtingszaken, zaken over smaad en laster en familiezaken. De vraag is nooit of een e-mail meetelt, maar of uw kopie te authenticeren is. In Nederland geldt de vrije bewijsleer van artikel 152 Rv: bewijs kan door alle middelen worden geleverd en de rechter waardeert het vrij. In België laat Boek 8 van het Burgerlijk Wetboek, in werking sinds 1 november 2020, vrij bewijs toe tegen en tussen ondernemingen in artikel 8.11, terwijl daarbuiten een rechtshandeling vanaf 3.500 euro op grond van artikel 8.9 BW met een ondertekend geschrift moet worden bewezen. Een afdruk laat de tekst zien en gooit de headers weg, dus zegt een afdruk bijna niets over herkomst en tijdstip. Over toelaatbaarheid en bewijswaarde beslist de rechter. ProofSnap is een bewijsmiddel, geen juridisch advies.

Een .eml-bestand is het bericht precies zoals het is verzonden, in het gestandaardiseerde formaat voor internetmail: headers, berichttekst en elke bijlage in hetzelfde bestand. Een .msg-bestand is de Outlook-variant. Beide bevatten wat een afdruk weggooit: wie het bericht werkelijk heeft verzonden, wanneer het is verstuurd en afgeleverd, via welke mailservers het is gelopen (de Received-headers), het Message-ID, de koppelingen In-Reply-To en References, en de resultaten van SPF, DKIM en DMARC zoals de ontvangende server ze heeft vastgelegd. Precies dat materiaal onderzoekt een rechter of de deskundige van de tegenpartij, dus precies dat materiaal certificeren wij.

In het klassieke Outlook voor Windows selecteert u de berichten van de mailwisseling met de Ctrl-toets en sleept u ze naar een lege map op het bureaublad; elk bericht wordt als .msg-bestand met zijn bijlagen opgeslagen. In het nieuwe Outlook opent u het bericht, klikt u op Meer acties (de drie puntjes) en kiest u Opslaan als. In Outlook op het web heet dezelfde opdracht Downloaden. In Gmail opent u het bericht, klikt u op de drie puntjes en kiest u Bericht downloaden, of u vinkt meerdere berichten in de lijst aan en gebruikt Meer, daarna Doorsturen als bijlage. In Thunderbird selecteert u de berichten, klikt u met de rechtermuisknop en kiest u Opslaan als. In Apple Mail sleept u de geselecteerde berichten naar een map in de Finder. Eén bericht levert één bestand op; een mailwisseling van negen berichten levert dus negen bestanden op.

Bij gewoon doorsturen ontstaat een volledig nieuw bericht. De oorspronkelijke headers worden platte tekst in de berichttekst, de oorspronkelijke DKIM-handtekening dekt niet meer wat u verstuurt en de tijdstippen worden die van uw doorstuurbericht. Doorsturen als bijlage is iets anders en dat is wel goed: het originele bericht blijft ongewijzigd in het nieuwe bericht zitten en wij kunnen het eruit halen. Opgeslagen bestanden blijven de veiligste weg. Nog een praktisch punt: een mailwisseling die alleen in het laatste bericht wordt geciteerd, is niet de mailwisseling. De geciteerde tekst heeft geen eigen headers, en dat is het meest voorkomende gebrek in de bestanden die ons bereiken.

Ja. Bijlagen zitten in het .eml- of .msg-bestand, dus een opgeslagen bericht neemt ze mee, inclusief afbeeldingen die in de berichttekst zijn ingesloten. Er zijn bekende uitzonderingen: een cloudkoppeling (OneDrive, SharePoint of in Gmail een Drive-link boven 25 MB) is alleen een link en geen bijlage; berichten die Outlook in RTF-indeling verstuurt, verpakken bijlagen in een winmail.dat-container; versleutelde S/MIME-berichten zijn zonder de privésleutel van de ontvanger niet leesbaar; en een bijlage die een virusscanner of DLP-filter bij de aflevering heeft verwijderd, is nooit opgeslagen. Wij pakken elke gevonden bijlage uit, hashen die apart en vermelden in het transcript of het om een echte bijlage, een ingesloten afbeelding of alleen een link gaat. Dat onderscheid telt voor de rechter en ontgaat de meeste lezers.

Op zichzelf een beperkte. Een akte is volgens artikel 156 lid 1 Rv een ondertekend geschrift dat bestemd is om tot bewijs te dienen, en een gewone e-mail is niet ondertekend. Daardoor heeft die geen dwingende bewijskracht en beoordeelt de rechter de e-mail vrij op grond van artikel 152 lid 2 Rv, waarbij de vermeende afzender eenvoudig kan betwisten dat hij het bericht heeft geschreven. Precies daar komt de certificering in beeld: ze levert de rechter wat de afdruk niet meer bevat, namelijk de volledige headers met het afleverpad en de authenticatieresultaten, een hash van elk bestand, een onafhankelijk tijdstempel en een gedocumenteerde overdracht. De certificering maakt van de e-mail geen ondertekende akte, maar ze maakt inhoud, volgorde en tijdstip wel moeilijk te betwisten.

Dat is precies het moment waarop het originele bestand het verschil maakt. Bij een afdruk staat uw woord tegenover dat van de wederpartij. Bij het originele bericht kan een deskundige de Received-keten volgen, controleren of het verzendende domein het bericht met DKIM heeft ondertekend, de SPF- en DMARC-uitkomsten lezen zoals de ontvangende server ze heeft vastgelegd en het Message-ID koppelen aan het antwoord dat erop volgde. Wij geven al die gegevens weer in het transcript en bewaren het originele bestand ongewijzigd, zodat de controle herhaalbaar blijft. Zekerheid over de persoon achter het account levert dat niet op, wel over het account, de route en het tijdstip.

De certificering bewijst dat uw berichtbestanden uiterlijk op het tijdstip van het tijdstempel in precies deze staat bestonden en dat er sinds de verzegeling niets is veranderd. Het transcript geeft de headers weer zoals ze zijn geschreven en de originele bestanden blijven in het pakket bewaard, zodat een deskundige alles kan narekenen en ook de DKIM-handtekening opnieuw tegen het verzendende domein kan controleren. Ze bewijst niet wie achter het toetsenbord zat, en onze bewijsketen begint bij de ontvangst van uw bestanden, niet eerder. Die grens staat in het transcript en wordt niet verzwegen. ProofSnap is een bewijsmiddel, geen juridisch advies.

Wij werken uitsluitend met de bestanden die u ons stuurt en veranderen uw inhoud nooit. Het uploaden gebeurt na betaling via een beveiligde pagina, niet per e-mail. Wij transcriberen alleen de mailwisseling waarvan u certificering vraagt, wij openen uw bijlagen niet verder dan het uitpakken vereist, en na levering van uw pakket verwijderen wij al uw gegevens van onze servers. Hebt u voor een dossier een ondertekende geheimhoudingsverklaring nodig, laat het ons dan vóór de bestelling weten, dan sturen wij u die toe.

U betaalt 59,99 USD (ongeveer 55 euro) in één keer. Direct na de betaling verschijnt een beveiligde uploadpagina waarop u uw bestanden bij ons aanlevert, zodat u niets vertrouwelijks per e-mail hoeft te versturen. Het gecertificeerde pakket wordt binnen 24 uur geleverd. Bij een zeer omvangrijke mailwisseling met grote bijlagen is dat binnen twee werkdagen. Kunnen wij uw bestanden niet verwerken, dan helpen wij u bruikbare bestanden te maken of storten wij het volledige bedrag terug.

Een proces-verbaal van constatering (in België: van vaststelling) door een gerechtsdeurwaarder legt vast wat de deurwaarder zelf op het scherm heeft gezien en zegt niets over de headers of de integriteit van het onderliggende bestand. In België hebben de vaststellingen van een gerechtsdeurwaarder op grond van artikel 519, § 1, 2° Ger.W. wel authentieke bewijskracht voor wat hij zelf heeft waargenomen, en die kracht heeft ons pakket niet. Een IT-deskundige maakt een volledige kopie van de mailbox of het apparaat en schrijft een rapport. Dat is grondig, maar het kost doorgaans vanaf ongeveer 1.000 euro en duurt dagen tot weken (tarieven van Nederlandse en Belgische IT-forensische bureaus, 2026). ProofSnap stelt bewijs verifieerbaar veilig: voor 59,99 USD (ongeveer 55 euro) en binnen 24 uur maken wij van de bestanden die u al hebt een genummerd transcript met volledige headers en verzegelen wij dat met SHA-256-hashes, een ondertekend manifest, de bewijsketen, een Bitcoin-verankering en een gekwalificeerd eIDAS-tijdstempel. Omdat de originelen in het pakket blijven, kan een deskundige het werk later overnemen zonder opnieuw te beginnen. In zaken met een groot belang gebruiken veel partijen ProofSnap en een deskundige naast elkaar. ProofSnap is een bewijsmiddel, geen juridisch advies.